|
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации; порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Но такие схемы в рассматриваемом примере отсутствуют из-за небольшой численности самой организации.
Маршрут движения входящего документа |
Секретарь (регистрация входящего документа) | |
Начальник службы ( его резолюция) | |
Секретарь (направление документа на исполнение согласно резолюции, отметка о постановке документа на контроль) | |
Секретарь (после исполнения и снятия документа с контроля секретарь подшивает документ в папку "Входящие документы") |
Маршрут внутреннего документа |
Начальник | |
Секретарь (регистрация документа, постановка на контроль по необходимости, передача исполнителю, подшив документа в папку "Внутренние документы") |
Маршрут исходящего документа |
Начальник | |
Секретарь (регистрация, подшив копии документа в папку "Исходящие документы", отсылка оригинала документа почтой, через курьера) |
Основной процент корреспонденции приходит в организации через факсимильную связь, на втором месте находится электронная почта.
Порядок первичной обработки поступающих документов централизованный, осуществляется секретарем. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа. Объем документов, который проходит через организацию за месяц достаточно большой. Это и приказы, служебные записки вышестоящего руководства, а также входящие письма других организаций. Исходящая документация в виде отчетов по проделанной работе, письма, служебные записки
Перейти на страницу: 1 2 3 |
