|
Говоря об оптимизации бизнес-процессов организации, невозможно опустить тему оптимизации документооборота: документооборот является "кровеносной системой" организации, поскольку любая деятельность отражается в документах. Зачастую, одна только оптимизация документооборота позволяет на порядок улучшить качество бизнес-процессов. Более того: научившись улучшать процессы документооборота, этот опыт можно легко применить для улучшения прочих бизнес-процессов организации.
Жизнь не стоит на месте - компаниям и организациям нужно постоянно развиваться. Даже идеально выстроенный бизнес-процесс со временем нуждается в реорганизации: растет количество сотрудников, изменяются внутренние обстоятельства и внешняя среда, растет количество нерегулируемых взаимоотношений и неуправляемых факторов, возникают конфликты, снижается прибыль. Поэтому становится очевидной необходимость перехода на новый уровень организации работы службы. В организациях проводят анализ деятельности, изучение передового опыта, разрабатываются новые регламенты, переоснащаются рабочие места и внедряются новые технологии. Начинается новый цикл всей организации. Со временем, этот цикл повторяется снова и снова. Переход с одной ступени развития на новую с целью повышения эффективности - это и есть оптимизация. Происходит своего рода эволюция, и в этом процессе немаловажную роль играет именно оптимизация документооборота.
Оптимизация документооборота позволяет:
) снизить текущие затраты;
) повысить качество обслуживания;
) снизить операционные расходы;
) достичь целевых показателей;
) повысить управляемость отдельных бизнес-процессов;
) повысить управляемость компании;
Это дает возможность:
) снизить себестоимость продукции и услуг;
) ускорить принятие решений;
) повысить привлекательность продуктов компании и самой компании для клиентов.
Всё это, в итоге, повышает конкурентоспособность и стабильность компании.
В каких же случаях следует начинать оптимизацию документооборота? В идеале - заранее. Но чаще всего - когда уже начались проблемы: возросли цены на ресурсы (площади, зарплата, энергия, услуги); начали теряться документы; хранение документов требует всё больше площадей, а обработка документов - всё больше времени и людей; долгое рассмотрение заявок или обработка дел вызывает недовольство потребителей и клиенты уходят к конкурентам и т.д.
Причиной принятия решения об оптимизации документооборота могут, например, послужить:
) претензии клиентов;
) жалобы исполнителей;
) возросшие расходы на документооборот;
) недовольство руководства.
Оптимизация документооборота, выполненная вовремя и выполненная профессионалами, позволяет исполнителям более эффективно выполнять работу, а организации - экономить важнейшие ресурсы, повышать конкурентоспособность и продолжать расти и развиваться.
В ходе практики студент обнаружил существенные ошибки в ведении делопроизводства данной службы.
Были выявлены следующие недостатки:
. Неправильное применение и оформление реквизитов в документе, которое нарушает правила ГОСТ Р6.2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации.
. Номенклатура дел заполнена не полностью.
. Отсутствует экспертиза ценности документов, документы не сдаются в архив.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе практики были рассмотрены различные вопросы по методологии документационного обеспечения управления на примере конкретной организации.
Нормативно-правовая база по ведению делопроизводства представлена на примере законодательных актов РФ по делопроизводству, Трудового кодекса РФ, Инструкции по делопроизводству в Семеновском районном газовом участке, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 - ФЗ. Но работа по делопроизводству не всегда ведется в соответствии с данными документами.
Служба делопроизводства представлена в лице секретаря, которая выполняет свои обязанности в соответствии со своей должностной инструкцией.
Документы, поступающие в организацию, сначала попадают к секретарю, а потом уже к руководителю, который ставит на нем свою резолюцию. Документы проходят регистрацию. При этом контрольно-регистрационные карточки не ведутся. Копию документа секретарь передает исполнителю, а уже сам исполнитель отчитывается о ходе выполнения поручения. При такой схеме контрольные сроки исполнения документа могут нарушаться.
|
