|
Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация в организации образует информационные потоки.
Вся информация системы управления ООО «Новэм» образуется входными и выходными данными.
Входная информация ООО «Новэм» делится на внешнюю и внутреннюю.
Внешними по отношения к организации являются сведения со стороны окружающей среды, которые включают характеристику потребителей, поставщиков, конкурентов, раскрывают финансово-кредитную политику, доступность и производительность факторов производства.
Внутренняя информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения).
Выходные данные могут быть выражены в форме различных управленческих решений, направленных на управляемую систему (производство). Обратная связь пополняет внутреннюю информацию в результате производства и обеспечивает корректировку отклонений от плана в процессе функционирования организации. Информационные потоки ООО «Новэм» характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться:
Поточно, по мере возникновения;
С регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени;
Нерегулярно, по мере возникновения отдельных информационных совокупностей. Документооборот на предприятие выглядит следующим образом (рисунок 3)
Рисунок 3. Документооборот ООО «Новым»
Документация, применяемая на предприятие ООО «Новэм» классифицируется по следующим признакам:
. По признаку специализации:
общие (административные);
специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).
. По назначению:
организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения);
справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.);
по личному составу (приказы по личному составу, личная карточка, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка);
предложения, заявления и жалобы граждан.
. По месту составления:
внутренние;
внешние.
. По наименованию:
акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.
. По количеству вопросов:
простые (содержащие один вопрос);
сложные (содержащие несколько вопросов).
. По срокам исполнения:
срочные
несрочные.
. По срокам хранения:
постоянного (вечного) хранения;
временного хранения (до 10 лет).
. По степени подлинности:
черновики (предварительная редакция документа);
подлинники;
копии.
|
