|
Совещание - это форма организации делового общения коллектива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива (группы) проблемам.
Однако после совещания или в процессе его проведения иногда возникает проблем больше, чем их было до проведения. Творческий потенциал руководителя, его умение управлять людьми, как в зеркале, проявляются в процессе проведения совещания.
Некоторые правила подготовки и проведения совещания
. Готовясь к совещанию, ответьте для себя на следующие семь вопросов: что будете обсуждать? Какие могут возникнуть проблемы? Каковы варианты их решения? Что может способствовать успеху совещания? Каковы возможные варианты компромисса? Нельзя ли разбить проблему на подпроблемы? Нельзя ли в случае осложнений решить часть проблемы?
. Учитывайте уровень подготовленности, информированности и даже настроения участников совещания.
. Начать даже серьезное совещание бывает уместным с интересной реплики и даже шутки.
. Учитесь излагать суть вопроса, проблемы по возможности кратко.
. Успех совещания во многом зависит от убедительности, аргументированности выступлений ведущего.
. Обращаясь, называйте участников совещания по имени и отчеству, по возможности подчеркивайте их опыт и компетентность по соответствующему вопросу.
. Не нагромождайте слишком много вопросов в рамках одного совещания.
. Выступая, не поучайте, не изрекайте прописных истин.
. Очень эффектно, если фраза, мысль, с которой вы начали совещание, будет использована в его завершении.
Немаловажное значение имеет то, как лучше закончить совещание?
Призвать всех к выполнению тех планов, программ, к достижению тех целей, к которым пришли в результате дискуссии.
Кратко резюмировать ход совещания и расставить свои акценты на тех вопросах, проблемах, которые решались.
Похвалить наиболее удачные предложения, наиболее деловые выступления.
Бросить подходящую шутку, реплику, которая, однако, была бы к месту и разрядила бы обстановку скованности и даже некоторой враждебности, если участники совещания не пришли к желаемому результату.
Привести подходящую цитату, изречение.
Поблагодарить участников совещания за продуктивную работу.
Акцентировать внимание слушателей на самом важном, самом не стандартном подходе, решении, которое достигнуто на совещании.
|
