Классификация и систематизация документов, формирование дел

Номенклатура дел в организации представляет собой следующую форму:

В данной номенклатуре не указано структурное подразделение, название организации, сроки хранения и номера статей по перечню. Данная номенклатура представляет собой как бы выписку из оригинала номенклатуры, находящейся в главной канцелярии ОАО "Нижегородболгаза".

Основные требования к формированию дел

.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. В конкретном случае секретарем данной организации.

.1.2. Секретарь придерживается следующего порядка формирования дел :

подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы;

включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см. Иногда в дело секретарь подшивает и до 300 страниц документов, но не более.

запрещается включать в дела черновые, рукописные,незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,подлежащие возврату.

Документы располагаются в хронологической последовательности (входящие -по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Основные требования к оформлению дел

.1.1. Оформление дел секретарем организации, а конкретно данного структурного подразделениями ОАО "Нижегородоблгаза", в обязанности которой входит заведение и формирование дел согдасно Инструкции по документационному обеспечению управления.

.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения,временного хранения (свыше 10-ти лет).

.1.4. Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет документов в дела;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.

.2.Подшивка (переплет) документов в деле

.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

.3.Нумерация листов в деле

.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.

.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографиии т.п.) нумеруются как один лист.

.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.