|
.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.
.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б ит.д.).
.4.Составление внутренней описи
.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения:
порядковый номер документов в деле;
заголовок (краткое содержание) документов;
дата документов;
индекс (регистрационный номер) документов;
номера листов дела, на которых расположен каждый документ.
.4.4. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.
.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.
.5.Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)
.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.
.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листеформата А4 по установленной форме (приложение 2).
.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии)
.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенно стинумерации документов дела:
наличие литерных листов и пропущенных номеров;
номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).
.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов ит.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
.6.Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения
На обложке дела указываются:
наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;
наименование отдела;
номер дела (тома) по номенклатуре дела;
заголовок дела;
дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);
количество листов в деле;
срок хранения дела.
.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.
.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации
.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:
для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;
для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;
.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела
.6.8. Реквизит "Срок хранения дела" оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.
.6.9. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.
.6.10. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.
|
