Документы по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Это наиболее важные документы, которые требуют предельной тщательности, аккуратности и ответственности при их оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Трудовой договор

Трудовой договор (контракт)- это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий эти отношения. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель (физическое или юридическое лицо).

Согласно трудовому договору работник обязуются выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Трудовой договор может быть заключен на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет, на время выполнения определенной работы. Срочный контракт заключается в том случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок: с учетом характера предстоящей работы; с учетом условий ее выполнения; с учетом интересов работника; в случае ее выполнения; с учетом интересов работника; в случаях, непосредственно предусмотренных законом. При заключении контракта на время выполнения определенной работы необходимо указать, какая именно работа должна быть выполнена.

Контракт оформляют в двух экземплярах, заверяют подписями двух сторон и печатью организации-работодателя. Хранятся по одному экземпляру у каждой из сторон. При наличии приказов по личному составу контракты хранят в течение пяти лет после увольнения работника. Если приказы по личному составу отсутствуют, то контракты хранят после увольнения работника 75 лет минус возраст работника на момент увольнения.

Приказ по личному составу

Приказами по личному составу оформляют назначения, прием на работу, перемещение, предоставление отпусков, меры поощрения, взыскания, командирование, увольнение и т.д.

Приказы по личному составу группируются в самостоятельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (личный состав) или «к» (кадры). Заключение трудового договора с работником не исключает издания приказа по личному составу о приеме на работу.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагают причины издания приказа. Эта часть может отсутствовать, если причины очевидны. Распорядительная часть начинается словами «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и т.д. Каждое слово оформляют на отдельной строке заглавными буквами. На следующей строке с абзацного отступа оформляют пункт приказа. Каждый пункт начинается с указания фамилии, имени и отчества работника (полностью). Далее указывают следующие сведения:

. в приказах о приеме на работу: вид приема, на какую должность принимается работник, в какое структурное подразделение, вид оплаты труда; дату приема;

. в приказах о переводе на другую работу: прежнюю должность, новую должность и структурное подразделение, вид перевода, оплате труда, дату перевода;