Документы по личному составу

Начальник отдела кадров Румянцев Н.К.Румянцев

Главный бухгалтер Соколов И.П.Соколов

.10.2010

Приложение 4.«Должностная инструкция»

1.Общие положения

1.1. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется генеральному директору.

.2. Секретарь руководителя руководствуется в своей работе настоящей должностной инструкцией.

.3. Секретарь руководителя назначается и увольняется приказом генерального директора.

2.Обязанности

Секретарь руководителя обязан:

.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителей предприятия. Принимать поступающую на рассмотрение руководителей предприятия корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в отделы (подразделения) или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

.2. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовки и принятии решений.

.3. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителей предприятия.

.4. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителей предприятия. Следить за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководству на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

.5. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителей, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до их сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, и доводить ее до сведения руководителей.

.6 По поручению руководителей составлять письма, запросы, другие документы.

.7 Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителями

.8 Осуществлять контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений ( в пределах своей компетенции), а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей предприятия, взятых на контроль.

.9 Осуществлять проверку своевременного исполнения поступающих документов от вышестоящих организаций, а также писем, жалоб и заявлений граждан в адрес предприятия.

.10 Обеспечить рабочее место руководителей предприятия необходимых средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующими эффективной работе.

.11 Печатать по указанию руководителей предприятия служебные материалы, необходимые для их работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

.12 Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений граждан. Осуществлять регистрацию и контроль за исполнением поступающих жалоб и заявлений граждан в адрес предприятия.