Выбор поставщика и особенности формирования аутсорсингового контракта

Следующий этап посвящен разработке программы внедрения. В рамках данного этапа осуществляется практическое использование системы аутсорсинга, то есть привлечение стороннего подрядчика, и предполагает взаимодействие двух сторон, которые выступают субъектами отношений аутсорсинга. Первая сторона - организация (подразделение или отдел), передающая осуществление каких-либо задач или процессов полностью или частично стороннему подрядчику. Вторая сторона - сторонний организация-аутсорсер, предоставляющая на определенных условиях услуги по реализации отдельных процессов.

Выбор организации-аутсорсера производится путем организации конкурса. Приглашение на тендер - это документ, включающий общие условия контракта или его эквивалента. Оно состоит из (Таблица 3.4):

Общие данные - информация о ведомстве, включая детали существующего обслуживания и причины, по которым отдел желает использовать услуги по контракту (готовится заказчиком);

Инструкции участникам тендера - инструкции относительно конкурса, где и кому нужно послать приглашения и дата завершения тендера (готовится отделом закупок);

Форма заявки - принятия условий заявки, установленных закупающей организацией (готовится отделом закупок);

Таблица 3.4

Приглашение на тендер

Сертификат подлинной заявки - документ, представляемый участником тендера о том, что сумма заявки не была согласована и определена заранее, а также, что участник тендера никому не сообщил сумму заявки, кроме лица, приглашающего на тендер, или вступил в соглашение или договоренность с другим лицом, которое, на основании того соглашения, воздержится от торгов; или предложил или согласился заплатить или дал рассмотреть заявку непосредственно или косвенно любому человеку, имеющему отношение к предлагаемой заявке, (готовится участником тендера);

Соглашение - указывает юридические обязательства, с которыми участник тендера должен согласиться (составляется отделом закупок);

Объем работ - указывает работу, которая будет выполнена, говорится о ее структуре и формате, определяются процедуры контроля и управления контрактами (готовится менеджером по управлению контрактами совместно с отделом закупок);

Условия контракта - основываются на общих контрактных условиях департамента, к которым могут быть добавлены дополнительные условия. Условия поставщика, вносящие корректировки в готовые правительственные формы, обычно не принимаются. Общие условия контракта обычно заранее публикуются;

Календарный план работы - детальные планы того, как работа будет выполняться, время обслуживания, дни недели, определяются специальные условия;